Had je ook als goed voornemen voor 2010 het consequent opruimen van je mailbox? En hoe ging het? Nee, ook bij mij lukte het niet altijd. Bovendien wil ik interessante bijlagen allemaal lezen en bewaar ik ze te lang. Dat gaat dus echt niet goed. Zie hier mijn oplossing.

• Sluit 2010 schoon af met een lege in- en outbox.
• Doe dat in 2011 iedere dag: een lege in- en outbox. Lukt dat niet? Waarom niet?
  • Ziek? Maak schoon op de eerste dag dat je beter bent
  • Laat terug ivm werk? Doe het dan de dag erna.
  • Tip: maak consequent mappen voor je activiteiten en berg daar iedere dag je e-mails op die je wilt bewaren.
• Behandel je e-mail als je ‘gewone’ post, dus als post. Die lees je iedere dag.
  • LinkedIn post, Twitter-mentions en dm’s, e-mails en slakkenpost behandel ik zoveel mogelijk in één keer. Ik ben er in een half uur tot een uur mee klaar. Het hoort bij mijn acquisitie. Het kost me geen tijd, integendeel: ik investeer tijd. En graag.
• Maak een aparte map voor LinkedIn. Stuur alle e-mails van LinkedIn (via regels) automatisch naar deze map.
  • Twee dagen geen tijd gehad om te lezen? Ik gooi het dan weg. De mails aan mijzelf zitten immers in mijn LinkedIn inbox.
• Maak een aparte map voor alle tijdschriften en nieuwsbrieven waarop je je gratis hebt geabonneerd. Ook deze laat je via regels automatisch naar deze map sturen.
  • Twee dagen geen tijd gehad om te lezen? Weggooien.
• Raken je mappen overvol en zijn het vooral opslagmappen? Dat is nou ook weer niet de bedoeling.
  • “Vergadermappen” van tijd tot tijd legen. De belangrijkste zaken heb je immers geprint voor een vergadering en in een papieren map gestopt. De secretaris van de organisatie bewaart alle vergaderstukken. Dat hoef je niet dubbel te doen.
  • Toch bang teveel weg te gooien? Sla dat op op je pc en je externe schijf.
  • Verdeel je ‘werk’ mappen in afgesloten en actuele. Hoe je dat noemt moet je natuurlijk zelf bepalen. In de praktijk heb ik belangrijke documenten (e-mails met afspraken, offertes, rekeningen, verslagen) allang geprint en in mijn papieren archief bewaard. Dit betekent dat ik afgesloten werkmappen zonder probleem kan verwijderen. Ik kijk wel altijd even na of ik niet te veel weggooi. Twijfel? Hetzelfde recept als hiervoor: opslaan op je pc en je externe schijf.
  • Mappen die je niet gebruikt: verwijderen.
• Gooi interessante, leuke en lezenswaardige bijlagen op tijd weg. Dit is mijn belangrijkste probleem, voortkomend uit een ongeremde nieuwsgierigheid.
  • Bekijk eerlijk welke tijdschriften en nieuwsbrieven je allemaal ontvangt. Is het nodig, wil je het echt lezen? Selecteer en meld je af bij tijdschriften en nieuwsbrieven, die je eigenlijk toch niet leest.
  • Leuke filmpjes die je krijgt doorgestuurd staan nog in je e-mail? Waarom heb je zie niet allang bekeken? Weggooien. Want een leuk filmpje van een bekende heb je natuurlijk dezelfde dag al bekeken.

Rest mij niets anders dan je via dit blog een goed en gezond 2011 te wensen! Nee, dat doe ik niet ook nog eens via e-mail: want dat vervuilt weer